Quelle est la durée idéale pour une réunion ?
De la bonne manière de structurer son agenda
Votre agenda est l'outil qui permet de planifier vos journées. Mais il doit surtout être le moins contraignant possible, et être focalisé sur vos priorités de chaque jour.
C'est pour cela que je distingue 2 types de réunions :
Les réunions classiques. Avec d'autres intervenants, et un objectif bien défini pour tout le monde.
Les réunions avec vous-même. Pour vous bloquer un créneau dédié à exécuter une des tâches que vous avez identifiée comme étant importante.
Pour les réunions classiques, il faut que l'objectif soit partagé à tous les intervenants, et que chacun ait préparé la réunion, pour dédier le temps imparti aux décisions ou discussions.
Je vous recommande des réunions de 30 minutes maximum pour forcer chaque personne à être synthétique et à aller droit au but.
Vous contraignez moins votre agenda, et également celui des autres.
Mais, à l'inverse, pour les réunions avec vous-même, je vous conseille de bloquer au minimum 2 heures pour travailler sur une tâche importante qui mérite votre attention et toute votre énergie.
Faites-en sorte d'être déconnecté ou difficilement accessible pendant ce laps de temps. La tentation est souvent forte de vouloir consulter ses mails ou ses notifications (le fameux FOMO : Fear Of Missing Out). Mais vous serez agréablement surpris de constater que pendant 2 heures le monde ne s'est pas arrêté de tourner, et que rien de grave ne s'est passé même si vous n'étiez pas au courant des dernières infos. Pire, certains nouveaux problèmes apparus entre temps se sont résolus sans même votre intervention.
Se bloquer ainsi 2h pour un créneau focalisé, rejoint le concept de Time Blocking, mais en vous laissant suffisamment d'espace libre dans votre journée complète pour gérer les imprévus et toutes les autres petites actions qui demandent moins d'énergie.
Reprenez votre agenda en main et dorénavant ne bloquez que des créneaux de 30 minutes pour les réunions classiques et 2h pour les moments à travailler en solo sur un sujet important.
Tout le reste de votre agenda sera vide, vous laissant ainsi le temps de gérer sereinement les autres actions en cours.
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