Ne lisez vos mails qu'une seule fois
La méthode des 4D pour ne plus se laisser déborder par ses mails
Pour ne pas vous laisser envahir par tous ces nouveaux mails qui arrivent dans votre boîte de réception, une méthode simple pour les traiter rapidement.
La méthode des 4D :
Delete : Le mail ne contient qu’une information à connaître. Après en avoir pris connaissance, pas d’intérêt à le conserver, supprimez-le. Si l’information partagée est vraiment importante à conserver (et uniquement dans ce cas-là), conservez-la dans un dossier à part (mais autre que votre boîte de réception principale).
Delegate : L’action demandée n’est pas pour vous directement. Déléguez-la, en ayant pris soin de partager le contexte, l’objectif (quoi et quand) à la personne concernée. Là aussi, une fois ce mail traité, détruisez-le ou rangez-le à part.
Defer : L’action demandée prend plus de 2 minutes. Planifiez-la dans votre todo-list (pour une petite tâche) ou dans votre agenda (pour quelque chose de plus long).
Do : L’action peut être faite en 2 minutes maximum. Faites-la tout de suite, et ensuite détruisez ou archivez le mail.
En parcourant ainsi tous vos nouveaux messages arrivés, vous ne lirez qu’une seule fois chaque mail pour le traiter, et chaque mail traité disparaîtra petit à petit de votre boîte de réception.
Vous ne perdrez plus de temps à revenir plusieurs fois sur chaque message pour vous demander ce qu’il y a à faire.
Appliquez dorénavant cette méthode des 4D pour tous les nouveaux mails que vous allez recevoir dès aujourd’hui.
Nous reviendrons plus tard sur d’autres techniques pour rester productif dans la gestion de sa boîte mail.
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