Assurer le suivi des mails en attente de réponse
Comment organiser sa boîte mail en conséquence
C'est un grand classique. Vous envoyez une demande ou question par mail, mais la personne ne vous répond pas à temps. Et bien sûr, vous vous en rendez compte au moment où vous auriez besoin de cette information… maintenant !
Votre interlocuteur a sans doute oublié, ou pire, il se dit que votre demande n'était finalement pas si importante que ça, vu que vous ne vous êtes pas soucié de sa réponse.
Pour remédier à cela, voici une technique pour organiser sa boîte mail pour mieux suivre toutes les demandes que vous faites.
Elle consiste à ajouter un tag ("Attente Réponse", par exemple) pour chaque message concerné. Tous les principaux outils de messagerie (que ce soit Outlook ou Gmail, ou autres) possèdent ce genre de fonctionnalité.
Ensuite, chaque jour, vous balayerez l'ensemble des messages tagués :
Soit vous relancez la personne (par mail, téléphone, ou autre), car c'est le bon moment pour le faire
Soit vous lui laissez encore un peu de temps
Soit elle a déjà répondu, et vous pouvez supprimer ce tag
Voici un exemple de cette méthode, illustrée avec Gmail :
Créez le tag en question (sur Gmail, ça s’appelle “Label”)
Créez le dossier qui référencera tous ces messages avec ce tag particulier
Gmail créée automatiquement un dossier dynamique qui contiendra la liste de tous les mails marqués avec ce tag.
Associez le tag au message que vous voulez suivre
Vous pouvez ajouter le tag avant ou après l’envoi de votre message.
Exemple : Quand vous composez votre message, l’option se situe en bas à droite.
Parcourez le dossier des messages en attente de réponse
Sur le côté gauche, vous trouverez le dossier associé à votre tag. Vous pouvez même lui associer une couleur.
Pour augmenter les taux de réponse de vos mails, adoptez désormais cette technique en taguant chaque message envoyé qui demande une réponse. Puis, chaque jour consacrez juste un rituel de 5 minutes pour balayer tous ces messages et relancez quand cela est nécessaire.
Cela montrera également à vos interlocuteurs que vos demandes ne peuvent pas rester sans réponse, et les incitera d'autant plus à vous répondre dans les délais, sans avoir à être relancé.
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